Guía

Qué datos quitar de un documento antes de pasarlo a ChatGPT u otra IA

Publicado el 18 de octubre de 2026 · 7 minutos de lectura

Resumir un contrato, revisar una nómina o redactar un escrito con ayuda de una IA ahorra horas. Pero si el documento es de un cliente, al subirlo estás comunicando sus datos personales a otra empresa. La forma más sencilla de evitar el problema es quitarlos antes: la IA hace igual de bien su trabajo sin saber cómo se llama nadie.

Respuesta corta

Antes de subir un documento ajeno a una IA, elimina como mínimo nombres, DNI o NIE, direcciones, teléfonos, emails, IBAN y fechas de nacimiento, y cualquier dato que permita reconocer a la persona por contexto. Así cumples el principio de minimización del RGPD (artículo 5.1.c: tratar solo los datos necesarios) y el texto sigue siendo igual de útil para resumirlo, traducirlo o revisarlo.

Por qué importa

Subir un documento es comunicar datos a un tercero. El proveedor de la IA los recibe y los procesa en sus servidores, a menudo fuera de la Unión Europea.
Las versiones gratuitas o de consumo de algunas herramientas pueden usar lo que escribes para mejorar sus modelos, salvo que lo desactives. Revisa la configuración de privacidad de la que uses.
Si trabajas con datos de clientes (una gestoría, un despacho, un departamento de recursos humanos), eres responsable de cómo se tratan. Usar un servicio externo con esos datos exige, en general, un contrato de encargo del tratamiento con el proveedor y una base legal para hacerlo.
Las categorías especiales (salud, afiliación sindical, datos de menores) tienen una protección reforzada. Un parte de baja médica o un informe de discapacidad no deberían salir del despacho sin anonimizar.

Qué quitar según el documento

Contratos: nombre y DNI de las partes, domicilios, firmas, IBAN de domiciliación, teléfonos y emails de contacto.
Nóminas: nombre, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, IBAN y dirección. Si solo quieres revisar los cálculos, la categoría y los importes bastan. Tienes la lista completa en la guía de nóminas.
Facturas de suministros: titular, dirección del suministro, CUPS, número de contrato e IBAN.
Expedientes y escritos: nombres de todas las personas físicas que aparecen (no solo del cliente), números de procedimiento si permiten identificarlas, y detalles muy concretos (una fecha y un lugar) que la reconozcan sin nombre.

Tapar no es lo mismo que quitar

Si tachas los datos con un rectángulo negro en el PDF, la IA puede leer igualmente el texto que hay debajo, porque lee el archivo, no la imagen. Para que el dato desaparezca de verdad, el PDF tiene que regenerarse sin él. Es el mismo problema que explicamos en esta guía.

Cómo hacerlo en un minuto

Sube el PDF a Censoria y pulsa «Detectar datos personales».
Revisa la lista y añade a mano lo que falte.
Descarga el PDF censurado y súbelo a la IA que uses.

Un detalle de transparencia: para detectar los datos, Censoria envía el texto de cada página a un proveedor de IA (Anthropic) con contrato de encargo del tratamiento y sin uso para entrenar modelos. Los identificadores con dígito de control se detectan en nuestro propio servidor y el documento no se guarda. Lo explicamos en la política de privacidad.

Preguntas frecuentes

¿Puedo subir documentos de clientes a ChatGPT?

Hacerlo con los datos personales dentro plantea problemas de RGPD: comunicas esos datos a un tercero, a menudo fuera de la UE, y necesitas una base legal y un contrato de encargo. Lo más sencillo es anonimizar el documento antes de subirlo.

¿Basta con quitar el nombre?

No. El DNI, la dirección, el teléfono o una combinación de detalles (puesto, empresa y fecha) pueden identificar a la persona igual. Hay que quitar todo lo que permita reconocerla.

¿La IA entiende igual el documento anonimizado?

Sí. Para resumir, traducir o revisar un contrato o una nómina, la IA no necesita saber quiénes son las personas; los importes, las cláusulas y las fechas relevantes siguen ahí.

¿Anonimizar el documento lo saca del RGPD?

Solo si la anonimización es real e irreversible. Si se puede volver a identificar a la persona, se trata de datos seudonimizados y el RGPD sigue aplicando. Lo explicamos en la guía sobre anonimizar o seudonimizar.

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